بحث لمقرر اعمال مكتبية ((عمك ))211
الاجتماعات
تعتبر الاجتماعات إحدى وسائل الاتصال الهامة في المؤسسات باختلاف أنواعها ، حيث تتيح فرصة اللقاء بين القمة والقاعدة في المؤسسة ، حيث يتم مناقشة مختلف الموضوعات وتبادل الأفكار والآراء ووجهات النظر والمعلومات ، وتعتبر اجتماعات القيادة الجماعية من أهم وسائل الاتصال بين المستويات المختلفة في المؤسسة.
قيمة القيادة الجماعية:
1.من الأمور المسلم بها أن مناقشة مشاكل الإنتاج من ألزم الضرورات التي تحتاجها الصناعة ، فمواجهة هذه المشاكل للحصول على حلول تؤدي في النهاية إلى زيادة كمية الإنتاج مع الارتفاع بمستوى جودته وقلة تكلفته .
2.تعتبر فرصة لإظهار القيادات الجديدة حيث تفتح المجال لإظهار الكفاءات المختلفة.
3.العمل على تعميق العلاقات الإنسانية الطيبة بين العمال جميعهم بمختلف مستوياتهم.
4.تتيح الفرصة لتفهم العمال للتعليمات التي قد تكون غير واضحة.
5.تتيح الفرصة لاستمرار الاتصال بين المشرف والعاملين معه عن طريق هذه الاجتماعات.
6.إتاحة الفرصة لحل كثير من المشاكل التي قد تضيع وقت المشرف إذا لم تعقد هذه الاجتماعات.
7.تساعد المشرف على التعرف على نقط الضعف سواء كانت في
الأفراد أو في أساليب العمل أو العلاقات التي تربطهم.
دور المشرف في اجتماعات القيادة الجماعية:
يعتبر المشرف العمود الفقري وحلقة الاتصال الأساسية بين الإدارة وعمال المنشأة، فهو الرئيس المباشر للعمال وقائدهم والمشرف على اختيارهم وتدريبهم، لذلك كان من الضروري أن يتلقى المشرف ثقافة شاملة وتدريب كامل عن فن القيادة والتعليم والتدريب، ومن أهم واجبات المشرف تجاه اجتماعات القيادة الجماعية:
1.تحديد موعد الاجتماع والإعلان عنه حتى يم تهيئة مكان الاجتماع في حدود إمكانية المؤسسة.
2.كن للعمال تهيئة أنفسهم للمشاركة في المناقشة.
3.تحضير الأدوات والنماذج المطلوب تواجدها أثناء المناقشة.
4.شرح موضوع المناقشة وأسباب الدعوة للاجتماع.
5.تحديد نطاق المناقشة.
6.إثارة رغبة الأفراد في المناقشة عن طريق توجيه الأسئلة العامة والموجهة.
7.المحافظة على روح المناقشة حتى نهاية الاجتماع وذلك بمراعاة:
أ) عدم الظهور بمعرفته ببواطن الأمور.
ب) تقدير جميع وجهات النظر مهما كان وضعها.
ج) عدم احتكار الأفكار.
د) تشجيع روح المناقشة بين الأفراد وتأكيد الاطمئنان بينهم.
هـ) عدم التحيز لفرد معين مع تزويدهم بالمعلومات اللازمة.
و) المناقشة بلغة المجتمعين وثقافتهم.
ز) تقديم موضوع المناقشة وتحديد الهدف منه وإبراز النقاط الهامة في الموضوع .
ح) متابعة ومراقبة الأفراد حتى انتهاء الاجتماع مع عدم الخروج عن الموضوع .
ط) التفاعل مع الأفراد ومعاملتهم معاملة طيبة .
ى) تجميع الآراء والانتهاء إلى قرار جماعي .
ك) إطلاع المجموعة على القرارات والحلول .
الصفات الرئيسية للقرار الجماعي :
1-ضرورة اعتماد القرار على الجماعية أى أن يكون حصيلة لمجموع القرارات الفردية .
2-اعتماد القرار على الأحساس بالواقعية .
3-خلق السلوك التعاوني.
4-قد يصل القرار الجماعي إلى حلول غير متوقعة من قبل.
5-الاعتماد على السلوك الواضح الصريح للوصول إلى الاقتناع بوجهة النظر المعروضة .
6-العمل على تقوية روح الأفراد لتقبل وجهات النظر المختلفة .
7-القضاء على المخاوف الفردية السابقة .
8-زيادة الحماس بالمسؤلية الجماعية .
9- يعتبر تعبيرا جماعيا عن رغبات واتجاهات الأفراد .
وفي الختام فالعمال يتوقعون من المشرف :
1-المعاملة العادلة دون تحيز أو محاباة .
2-منحهم الفرصة للتقدم والرقي .
3-التدريب السليم .
4-الاجتماع إلى مشاكلهم في العمل والاهتمام بحل مشاكلهم الخاصة والشخصية .
5-التعويض العادل عن الجهد ((بالأجر و المكافأة ))
6-حمايتهم من أخطار وإصابات العمل .
7- الاعتراف بمجهودهم .
8- المعاونة في الحصول على احتياجاتهم من ضرورات الحياة .
9- المعرفة التامة بالعمل .
10-المقدرة على القيادة .
11-المقدرة على إعطاء التعليمات بطريقة سليمة .
12- المقدرة على تبسيط العمل .
